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公司标准采购作业细则

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公司标准采购作业细则(通用27篇)

公司标准采购作业细则 篇1

  第一条 采购部门

  依所采购材料不同分由不同部门负责。

  1.常备材料和订货生产用料由____部门负责;

  2.预备材料由____部门负责;

  3.其他用料由____部门或____部门负责。

  第二条 采购单

  1.采购经办人员应根据各部门提交的用料计划,参酌库存情况开立采购单,并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后根据采购核决权限呈核并编号(由各部门依事业部别编订),“采购单(内购)(外购)”附”采购案件寄送清单”送采购部门。

  2.采购单的撤销

  采购案件的撤销应立即由原采购部门通知采购部门停止采购,同时于“采购单(内购)”或“采购单(外购)”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。

  第三条 采购作业方式及作业处理期限

  1.除一般采购作业方式外,采购部门可依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:集中计划采购和长期报价采购。

  2.采购作业处理期限

  采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。

  第四条 采购作业处理流程

  一、境内采购

  境内采购由国内采购部门负责办理。其具体处理流程如下:

  1.询价、比价、议价

  (1)采购经办人员接获“采购单(内购)”后应依采购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

  (2)对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方式向厂商议价。

  2.呈核及核决

  采购经办人员询价完成后,于“采购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核,并依采购核决权限呈核。

  国内采购核决权限规定如下:

  原物料:

  (1)采购金额预估在_____万元以上者,由_____核决。

  (2)采购金额预估在_____万元至_____万元者,由_____核决。

  (3)采购金额预估在_____万元以上者,由_____核决。

  财产支出:

  (1)采购金额预估在_____万以下者,由_____核决。

  (2)采购金额预估在_____万至_____万元者,由_____核决。

  (3)采购金额预估在_____万元以上者,由_____核决。

  总务性用品:

  (1)采购金额预估在_____万以下者,由_____核决。

  (2)采购金额预估在_____万至_____万元者,由_____核决。

  (3)采购金额预估在_____万元以上者,由_____核决。

  附注:凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。

  3.订购

  采购经办人员接到经核决的“采购单”后应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商于“送货单”上注明“采购单编号”及“包装方式”。

  4.进度控制及事务联系

  (1)国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以”采购进度控制表”控制采购作业进度。

  (2)采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经呈主管核示后转送采购部门,依采购部门意见拟订对策处理。

  5.整理付款

  (1)物料管理部门应按照已办妥收料的“采购单”连同“材料检验报告表”送采购部门,经与发票核对无误,于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前,办妥付款手续。

  (2)短交应补足者,采购部门应依照实收数量,进行整理付款。

  (3)超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。

  二、境外采购

  境外采购由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。其具体处理流程如下:

  1.询价、比价、议价

  外购部门依“采购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理,并依据供应厂商资料,并参考市场行情及过去询价记录,以电话或传真方式进行询价作业,应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。

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